Att vinna en myndighet, kommun eller region som kund kan innebära en betydande affär. Samtidigt kan avtalskraven vara väsentligt mer omfattande än i en vanlig kommersiell SaaS- eller IT-affär.
En offentlig upphandling kan innehålla hundratals krav på tjänsten och leverantören, tillsammans med detaljerade avtalsvillkor om exempelvis ansvar, informationssäkerhet, dataskydd, servicenivåer, revision, kontinuitet, underleverantörer och exit.
För leverantören är frågan därför inte bara hur anbudet ska lämnas korrekt.
Ni behöver också förstå:
Vi kombinerar erfarenhet av teknikavtal med dataskydd, informationssäkerhet och offentlig upphandling. Fokus ligger på att skapa en avtalsposition som både är konkurrenskraftig i upphandlingen och kommersiellt hållbar om ni vinner.
Det är ofta här vi kommer in.
En potentiell offentlig kund har publicerat ett förfrågningsunderlag eller bjudit in er till en upphandling. Säljorganisationen ser en attraktiv affär, men dokumentationen innehåller omfattande juridiska, tekniska och kommersiella krav.
Alla krav är inte lika viktiga.
Vi hjälper ledning och anbudsteam att skilja mellan:
Målet är inte att juridiskt analysera varje rad i upphandlingsdokumenten.
Målet är att identifiera det som kan påverka beslutet att lämna anbud, er konkurrenskraft, kostnaden för leveransen och riskbilden om ni vinner.
Vi kan stödja hela affären eller gå in i en avgränsad del där ni behöver specialistkompetens.
I en viktig upphandling kan det vara värdefullt att identifiera de centrala riskerna innan organisationen investerar betydande tid i anbudsarbetet.
Vi kan göra en fokuserad genomgång av upphandlingsdokumenten och identifiera exempelvis:
Det ger ledningen ett bättre underlag för ett bid/no-bid-beslut och för hur affären bör prioriteras och prissättas.
När ni har beslutat att delta hjälper vi till med de juridiska och kommersiella frågor som uppkommer under anbudet.
Det kan exempelvis handla om att bedöma hur ett krav ska förstås, formulera frågor och förtydliganden, analysera avtalsvillkor eller säkerställa att ett föreslaget åtagande faktiskt fungerar med tjänsten.
Vi kan arbeta direkt med ert bid team, försäljningsorganisation, bolagsjurist, produktorganisation eller informationssäkerhetsfunktion.
Vår roll är inte att göra anbudsorganisationens arbete. Vi går in där juridisk och kommersiell specialistbedömning behövs.
En vanlig utmaning för SaaS- och IT-leverantörer är att den offentliga kunden använder avtalsvillkor som är framtagna för breda eller kundspecifika IT-leveranser.
De passar inte alltid en standardiserad SaaS- eller molntjänst.
Det kan exempelvis uppstå frågor kring:
Ansvar och påföljder
Ansvarstak, viten, service credits, skadeslöshetsåtaganden och undantag som sammantaget kan skapa en helt annan riskbild än i leverantörens standardavtal.
SLA och tjänsteåtaganden
Krav på tillgänglighet, support, incidenthantering och åtgärdstider behöver stämma med hur tjänsten faktiskt levereras.
Informationssäkerhet
Kunden kan ställa omfattande krav på tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, incidentrapportering, revisioner, kontinuitet och leverantörens interna processer.
Dataskydd och personuppgifter
Personuppgiftsbiträdesavtal, instruktioner, underbiträden, internationella överföringar, audit rights och säkerhetskrav behöver fungera tillsammans med tjänstens faktiska dataflöden och arkitektur.
Underleverantörer och molninfrastruktur
Krav på godkännande, byte eller kontroll av underleverantörer kan vara svåra att förena med en skalbar moln- eller SaaS-modell.
Immateriella rättigheter
Kundens standardvillkor kan innehålla rättigheter till resultat, anpassningar eller annat material som behöver avgränsas från leverantörens befintliga produkt, plattform och IP.
Exit och kontinuitet
Krav på transition, dataexport, fortsatt leverans, escrow eller stöd efter avtalets upphörande behöver vara möjliga att leverera och prissätta.
Ett krav kan vara juridiskt möjligt att acceptera men ändå vara kommersiellt olämpligt.
Det är den skillnaden vi hjälper er att identifiera.
En offentlig affär fungerar inte som en vanlig kommersiell avtalsförhandling.
Möjligheten att ändra ett avtalsvillkor kan vara begränsad av hur upphandlingen är utformad och av de upphandlingsrättsliga principerna. Ett krav som hade varit enkelt att förhandla med en privat kund kan därför behöva hanteras på ett annat sätt.
Det gör timing särskilt viktig.
En problematisk avtalsbestämmelse bör ofta identifieras medan det fortfarande finns möjlighet att ställa frågor, begära förtydliganden eller få den upphandlande organisationen att överväga en ändring – inte först efter tilldelningsbeslutet.
Vi hjälper er att bedöma:
Det kräver förståelse för både upphandlingsreglerna och den underliggande teknikaffären.
IT-affärer inom hälso- och sjukvården kan ställa särskilt höga krav på leverantören.
Utöver upphandlings- och avtalsfrågorna kan affären beröra patientuppgifter och andra känsliga personuppgifter, informationssäkerhet, åtkomst, loggning, kontinuitet, incidenthantering, underleverantörer och kundens regulatoriska skyldigheter.
För en SaaS- eller teknikleverantör är det viktigt att skilja mellan kundens regulatoriska ansvar och de åtaganden som leverantören faktiskt kan och bör ta på sig.
Sharp Cookie hjälper teknikleverantörer i skärningspunkten mellan SaaS- och IT-avtal, dataskydd, regulatoriska krav och offentlig upphandling.
Det gör att vi kan bedöma kraven som en sammanhängande affär snarare än som separata juridiska frågor.
Tilldelningen är inte alltid slutet på avtalsarbetet.
Det kan återstå frågor kring exempelvis implementering, avtalsbilagor, säkerhetsdokumentation, personuppgiftsbehandling, underleverantörer eller hur vissa krav ska omsättas i den faktiska leveransen.
Det kan också uppkomma frågor senare under avtalsperioden kring förändringar, nya funktioner, AI, nya underleverantörer, säkerhetskrav eller andra förändringar i tjänsten.
Vi kan därför fortsätta som juridiskt och kommersiellt stöd även efter upphandlingen.
När upphandlingsformen medger förhandling eller när avtalsfrågor behöver hanteras inom ramen för affären kan vi stödja ert team eller delta direkt i förhandlingen.
Vi hjälper er att etablera prioriteringar och fallback-positioner och att skilja mellan frågor som verkligen behöver lösas och sådant som inte bör förbruka onödigt förhandlingskapital.
För mer omfattande stöd i själva avtalsförhandlingen, se även Förhandlingsstöd för SaaS- och IT-leverantörer.
Ni behöver inte lämna över hela upphandlingen till oss.
Sharp Cookie kan anlitas för en avgränsad second opinion på exempelvis:
För en mer generell senior granskning av ett viktigt kundavtal, se Avtalsgranskning för SaaS- och IT-leverantörer.
För att ge bra råd till en leverantör behöver man förstå hur större kunder tänker.
Sharp Cookie Advisors arbetar med komplexa teknikavtal, SaaS, molntjänster, outsourcing, dataskydd och offentlig upphandling. Vi har erfarenhet av både leverantörs- och kundperspektivet och av affärer där teknik, juridik och kommersiell risk behöver hanteras tillsammans.
Det gör det lättare att skilja mellan ett kundkrav som har en verklig funktion och ett standardkrav som bör ifrågasättas eller hanteras på annat sätt.
Vi arbetar pragmatiskt. Ambitionen är inte att eliminera all risk, utan att hjälpa er förstå vilken risk ni tar, varför ni tar den och om affären motiverar den.
Kontakta oss gärna när ni har fått upphandlingsdokumenten – eller tidigare om ni förbereder er för en viktig offentlig affär.
Beskriv kort:
Skicka gärna med upphandlingsdokument, avtalsutkast eller andra relevanta underlag.
Vi återkommer med en bedömning av uppdraget och ett förslag på hur vi bäst kan hjälpa er.
